Paragraaf Bedrijfsvoering

Inleiding

In deze periode gaan we in onze bedrijfsvoering uit van het beleidsakkoord 2022-2026: "We doen het samen!", dienstverlening en digitalisering.

In deze paragraaf gaat het over de inrichting van de bedrijfsvoering. Inspanningen voor de verbetering van onze dienstverlening aan inwoners en bedrijven zijn beschreven in het Programma Algemeen Bestuur.

Personeel en Organisatie

In 2022 is het nieuwe strategisch HRM (Human Resource Management) plan vastgesteld voor de periode 2022-2024. Aan de HRM-strategie is een Uitvoeringsplan HRM gekoppeld wat leidend is voor de uitvoering van diverse HR gerelateerde projecten. Voor de jaren 2022-2024 is gekozen voor de pragmatische insteek om de HR strategie te vertalen in een HR-plan. Het plan is tot stand gekomen door de interne en externe ontwikkelingen te vertalen in concreet op te pakken acties en projecten. Om medewerkers te werven en te behouden steken we in op goed werkgeverschap, gezondheid en versteviging van de arbeidsmarktcommunicatie.

Externe ontwikkelingen
Andere denk- en werkwijze
De maatregelen vanuit het Rijk hebben mogelijk invloed op het uitvoeren van nieuwe taken die bij de gemeente neergelegd worden. Het uitvoeren van deze taken vraagt extra inzet van huidige medewerkers dan wel het aantrekken van nieuwe medewerkers. Ook betekent dit dat medewerkers (nog meer) maatwerk richting inwoners gaan leveren, zoals De Bedoeling, een denk- en werkwijze die we de afgelopen jaren al geïntroduceerd hebben, maar nog verder moeten ontwikkelen.

Ontwikkelingen door corona
Corona heeft ons er toe gebracht om hybride te gaan werken. Het hybride werken heeft gevolgen voor de wijze van aansturing, het gericht geven van aandacht aan de medewerker als ook het meer resultaatgericht leidinggeven.

Krappe arbeidsmarkt
Een andere belangrijke externe ontwikkeling is nog steeds de krapte op de arbeidsmarkt. Het aantal potentiële kandidaten voor een vacature is laag. Sommige vacatures zijn moeilijk tot zeer moeilijk te vervullen. Indien mogelijk heeft dit gevolgen voor de te maken keuzes in het oppakken van werkzaamheden (workload). Bij functies waarbij we een wettelijke verplichting hebben, zal dit gevolgen hebben voor de ratio tussen vast en flexibel personeel. Ook heeft deze krapte tot gevolg dat we meer moeten investeren in het opleiden van potentieel nieuwe medewerkers, een verandering van werving waarbij we meer gaan werven op competenties en potentie, als ook het binden en boeien van vaste medewerkers om hen te behouden voor onze organisatie (preventie). Dit houdt ook in dat we eigen medewerkers moeten ontwikkelen in competenties om interne doorstroming mogelijk te maken. Een intensivering van medewerkersgesprekken is hierbij een belangrijk instrument. In 2023 vindt een digitaliseringsslag plaats binnen de HR gesprekscyclus, waarbij competenties een grotere aandacht krijgen. Een ander gevolg van de krappe arbeidsmarkt is dat we meer moeten kijken naar jobcarving, lichtere taken halen we uit bestaande functies om hier een nieuwe functie van te creëren. Doel hierbij is eenvoudiger opleiden van nieuwe medewerkers, vergroten van loopbaanontwikkelingsmogelijkheden.

De hoge inflatie en toenemende energiekosten leiden tot vergroting van de groep inwoners met financiële problemen. Ook dienen we aandacht te hebben voor onze eigen medewerkers die hiermee geconfronteerd worden en hier de druk van kunnen voelen.

Interne ontwikkelingen
In 2021 zijn we het verbeterplan gaan uitvoeren. De komende jaren staan in het teken van het verder doorontwikkelen. Denk aan leiderschapsontwikkeling, het coachen en faciliteren van de medewerkers, het voorbereid zijn op de toekomst door een goede strategische personeelsplanning op team-/ afdelingsniveau, het kwalitatief invullen van opdrachtgever-/ en opdrachtnemerschap van projecten of programma’s.

We combineren taken op een logischer manier, waardoor knelpunten afnemen, maar ook de kans op invulling van vacatures vergroot wordt. In de loop van de tijd komen er taken bij en andere taken vervallen. We hebben gekeken waar we de taken het beste kunnen beleggen om voor een logische samenhang te zorgen.

Meer aandacht is wenselijk voor het stimuleren van een professionele cultuur van samenwerken, eigenaarschap, leren en delen van kennis. In deze lijn past ook het vergroten van onze netwerken en opzoeken van samenwerkingsmogelijkheden in de regio.

Het eenvoudiger maken van werkprocessen, waarbij de basis op orde is, komt tot uiting in het verder uitrollen en toepassen van de LEAN methodiek.

Verplichte indicatoren :

Het Rijk heeft een aantal beleidsindicatoren verplicht gesteld. Beleidsindicatoren die betrekking hebben op een inhoudelijk programma zijn in het programma opgenomen. Deze beleidsindicatoren hebben een relatie tot de bedrijfsvoering en zijn opgenomen in onderstaande tabel:

De jaren 2019, 2020 en 2021 geven de werkelijke cijfers weer op basis van de jaarrekening uit de betreffende jaren. Het jaar 2022 en 2023 laat een raming op basis van de primitieve programmabegroting zien. De apparaatskosten per inwoner zijn in 2023 gestegen ten opzichte van de realisatie in 2021 en de primitieve begroting 2022. Dit wordt veroorzaakt door de werkelijke bezetting van de formatie die hoger ligt dan in 2021 en doordat de begrote lasten voor overhead zijn toegenomen in 2023.

Externe inhuur wordt in de primitieve begroting niet geraamd, vandaar dat deze nihil is.

Digitale bedrijfsvoering

Best is “Slimme Volger” van Informatisering & Automatisering
Informatie en gegevens zijn de basis voor de bedrijfsvoering van elke overheidsorganisatie. Het voldoen aan wettelijke eisen en een goede dienstverlening aan inwoners, bedrijven en ketenpartners kan niet zonder goede informatievoorziening (IV) en inzet van ICT. Informatie, gegevens en ICT zijn voor de hedendaagse overheidsorganisaties dan ook belangrijke strategische bedrijfsmiddelen, net als mensen, geld en tijd. Met name de ontwikkelingen op het gebied van ICT en digitalisering gaan daarin zo snel, dat ook gemeente Best in een steeds hoger tempo voor nieuwe kansen, vraagstukken en afwegingen komt te staan. Het ambitieniveau van Best hierbij is die van “Slimme Volger”. Wij willen gebruik maken van opgedane ervaringen door anderen en willen daarbij tijdig invulling geven aan nieuwe ontwikkelingen. Dit past bij de omvang en mogelijkheden van onze gemeente.

Digitaal werken en bereikbaarheid
Als het gaat om digitaal werken kiest de gemeente Best voor zoveel mogelijk standaardiseren. Dat wil zeggen:

• aansluiten bij landelijke standaarden en de Digitale Agenda Gemeenten 2024;
• zoveel mogelijk gebruik maken van standaardsoftware, tenzij maatwerk noodzakelijk is;
• voor maximale flexibiliteit (waaronder het afleggen van bezoeken aan huis) werken alle medewerkers met een smartphone en een laptop om plaats- en tijdonafhankelijk met de noodzakelijke informatie te kunnen werken.

Acties in 2023
De gemeente Best richt haar informatievoorziening (IV)-functie zo in dat de rol van het primaire proces leidend is. IV beweegt mee met de veranderende eisen en wensen van het primaire proces. Uiteraard binnen de door gemeente vastgestelde kaders voor dienstverlening, architectuur, informatiebeveiliging en privacy.

Trajecten die voor 2023 op de agenda staan zijn onder andere:

• Meer regie door datagedreven te werken; De gemeente is de grootste bronhouder en verzamelaar van informatie over en uit de gemeente. Actuele en adequate sturingsinformatie zijn van groot belang om ontwikkelingen te signaleren, bij te sturen en beleid op te formuleren. Het aanbieden en ontsluiten van deze informatie via een dashboard van eigen gegevens is een belangrijke stip op de horizon..
• Doorontwikkeling digitale producten; digitaal is de norm. De informatiesamenleving verandert snel en ook in 2023 gaan we verder met het digitaliseren van onze processen. Ieder jaar zetten we steeds meer in op het aanbieden van nieuwe digitale producten en diensten via de gemeentelijke website. Volgend jaar zetten we onder meer in op het verbreden van de mogelijkheden van Office365, het verder digitaliseren van de uitgaande poststroom en het borgen van proceswijzigingen voor de Omgevingswet en het Sociaal Domein.
• Betere dienstverlening via de Cloud; onze leveranciers bieden hun diensten steeds meer aan via het Internet. Hierbij wordt lokale software verplaatst naar de Cloud waardoor nieuwe digitale ontwikkelingen sneller voor onze inwoners beschikbaar zijn. In 2023 zetten we dan ook de ingezette lijn uit 2022 voort om zoveel mogelijk toepassingen naar de Cloud over te hevelen. Hierbij wordt de interne serveromgeving zoveel mogelijk afgeschaald.
• Diverse archiefprojecten; Vanuit de audit van 2022 door het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCE) zijn er enkele verbeteracties benoemd voor de gemeentelijke archivering. Deze acties pakken we op om aan de toenemende strengere eisen van de Archiefwet te kunnen blijven voldoen.

Informatiebeveiliging en privacy

Als gemeente hebben we een grote verantwoordelijkheid waar het gaat om het op orde hebben van onze informatiebeveiliging. Informatiebeveiliging is het proces van vaststellen van de vereiste beveiliging van informatiesystemen in termen van vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit. Maar het gaat ook over het treffen, onderhouden en controleren van een samenhangend pakket van bijbehorende maatregelen . Het blijven werken aan de borging van informatiebeveiliging en privacy binnen de organisatie is een must. Zo blijven we voldoen aan wet- en regelgeving, waaronder Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Wet BRP, Wet open overheid (Woo), Wet Suwi, Wet Eenmalige Gegevensuitvraag, Wet Politiegegevens (WPG) en de Archiefwet.

Naast investeren in onze digitale infrastructuur blijven we investeren in kennis en expertise van onze medewerkers op het gebied van privacy en informatiedeling. Door campagnes en voorlichtingssessies maken we medewerkers bewust van risico’s en hoe deze te minimaliseren. Ook zorgen we ervoor dat processen veilig en privacybewust (security & privacy by design) zijn ingericht en verantwoordelijkheden op de juiste plek zijn belegd.

Via interne en externe audits monitoren we de mate van beveiliging. De meeste audits zijn gebundeld in ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Met deze audit leggen we verantwoording af aan de gemeenteraad en centrale toezichthouders, zoals het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

Huisvesting
In juli 2021 besloot de gemeenteraad een volgende stap te zetten in de ontwikkeling van één gezamenlijke nieuwe huisvesting voor Bestwijzer en de gemeente. De raad gaf het college opdracht om verder onderzoek te doen naar nieuwbouw op eigen grond en aan het Dorpsplein (locatie naast Zeeman, scenario 3b). In 2023 werken we verder aan de huidige fase, de ontwerpfase. In deze fase werken we aan een schetsplan voor de nieuwe gezamenlijke huisvesting. En aan het verder vormgeven van onze dienstverlening en samenwerking in de toekomst, maar ook in het hier en nu. Het voorlopig ontwerp, voorzien van een financiële onderbouwing, leggen we in de tweede helft van 2023 aan de raad voor. Hierna starten we een nieuwe fase. In die fase werken we aan een definitief ontwerp en een financiële onderbouwing op basis van dit definitief ontwerp. In het derde kwartaal van 2024 vragen we de raad om het benodigd krediet voor de bouw vrij te geven.

Control

Financiële kwaliteitszorg
Financiële kwaliteitszorg is het totaal van maatregelen dat er toe moet leiden dat de management accounting en financial accounting zijn gewaarborgd, en waar nodig worden verbeterd om in control te zijn. Voorbeelden hiervan zijn de tussentijdse rapportage en de jaarstukken. Management accounting op het niveau van het management is beschikbaar via 'Vensters voor bedrijfsvoering'. Bij financial accounting gaat het er om dat de externe verslaglegging voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Dit onderdeel van de financiële kwaliteitszorg heeft alles te maken met het begrip rechtmatigheid, dat hierna nog apart wordt toegelicht.

Onderzoeken naar rechtmatigheid [Gemeentewet artikel 212]
Om de financiële rechtmatigheid in de organisatie beheersbaar en aantoonbaar te maken, is een intern controlesysteem van proces- en dossieronderzoeken ingericht. De onderzoeken zijn afgestemd met de accountant en vormen het vooronderzoek voor de controles door de accountant.
In de risicovolle financiële processen zijn stappen ingericht om interne beheersmaatregelen tijdens het proces uit te voeren. De beheersmaatregelen bestaan onder andere uit systeemcontroles, 'vier ogen checks' en datavergelijking. Daarbij zijn vastleggingen van de controles noodzakelijk, zodat het rechtmatig handelen aantoonbaar en geborgd is.

Jaarlijks onderzoeken we:

• de meest risicovolle financiële processen (onder andere inkomensoverdrachten en uitkeringen, maatschappelijke ondersteuning, jeugdhulp);
• de onderzoeken naar collegebesluiten.

Rechtmatigheidsverantwoording
Per 1 januari 2023 verandert de wet op het gebied van rechtmatigheid. Dit betekent ook iets voor onze gemeente. Op voorstel van de commissie Depla, in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten' legt het college van burgemeester en wethouders met ingang van het verslagjaar 2023 in de jaarrekening verantwoording af aan de gemeenteraad over de rechtmatigheid. Dit in de vorm van een rechtmatigheidsverklaring. Voorheen lag deze taak bij de accountant.

Vanaf 2021 stellen wij al een rechtmatigheidsverklaring op. Zo verantwoorden we aan de raad in hoeverre we voldoen aan de financiële rechtmatigheidseisen in wet- en regelgeving. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de gemeenteraad en het college, over de financiële rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende- en controlerende rol van de gemeenteraad op dit vlak te versterken.

Onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid [Gemeentewet artikel 213a]
Wij laten onderzoeken uitvoeren naar doeltreffendheid en/of doelmatigheid zoals aangegeven in de Gemeentewet artikel 213a. De onderzoeken zijn gericht op de doeltreffendheid en/of doelmatigheid van de dienstverlening in de integrale keten van de bedrijfsorganisatie. Hierdoor wordt het gehele bedrijfsproces onderzocht en geoptimaliseerd en niet slechts een deel van het bedrijfsproces, bijvoorbeeld binnen een afdeling. Dit laatste kan namelijk leiden tot ongewenste sub-optimalisaties.

De onderzoeken naar doeltreffendheid en/of doelmatigheid respectievelijk rechtmatigheid vormen een samenhangend geheel, zodat een integraal controleplan ontstaat. Dat houdt ook in dat we bewust zoeken naar het combineren van onderzoeken naar doelmatigheid en/of doeltreffendheid enerzijds en onderzoeken naar rechtmatigheid anderzijds. Beide vormen van onderzoek geven een impuls aan kwaliteitsverbeteringen.

Juridische kwaliteitszorg

Wet open overheid
De Wet open overheid (Woo) regelt het recht op informatie over alles wat de overheid doet. Het is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).
De Woo is bedoeld om de overheid nog transparanter te maken. Als organisatie geven we uitvoering aan deze wet. In 2023 passen we de laatste processen aan zodat we efficiënt en effectief te kunnen werken met de Woo.

Juridische kwaliteit
We nemen organisatorische maatregelen, die erop zijn gericht dat de juridische kwaliteit van de geleverde producten en diensten voldoet aan de huidige regelgeving. We onderzoeken of we processen kunnen verbeteren. We sluiten aan bij ons cultuurtraject: "het werken volgens de bedoeling". Concreet willen we het instrument mediation inzetten om zienswijzen en bezwaren te voorkomen. Tot slot werken we doorlopend aan de juridische kwaliteit door opleidingen, trainingen en het bevorderen van informatie-uitwisseling tussen medewerkers.